La "juntitis"

Una enfermedad que se sufre en muchas empresas en la de la "juntitis", que es el acto de hacer muchas más juntas de las necesarias y que termina afectando la productividad de la empresa o institución.

Me ha tocado experimentar de primera mano varios niveles de esta enfermedad. Hace algunos ayeres, me invitaros a ser director de tres carreras en una universidad. Recién llegado, la coordinadora académica me fue a presentar con los profesores que estaban dando clases en esas carreras. La junta fue a las 19:00 hrs. Me enteré que, en lo que buscaban a quien ocupara el puesto, la coordinadora había tomado la batuta y hacía estas juntas semanales. Hicimos las correspondientes presentaciones, me contaron de algunas situaciones y de cómo se manejaban ciertas cosas y trámites. Al final de la junta, les comenté a los docentes que nos veríamos la próxima semana, a la misma hora. Sus expresiones eran de "¡otro con la misma mañna de las juntas a las 19:00!". Quiero pensar eso y no que estaban profiriendome maldiciones y palabrotas.

A la siguiente semana, les presenté un plan de trabajo y algunos cambios que considersaba eran pertinentes respecto a la forma en que se estaba trabajando. Al finalizar la junta, les dije:

--Muchas gracias, nos vemos en cuatro meses.

Ante sus preguntas y dudas (y sus caras de incrédula felicidad), les aclaré: 

--Sí. La próxima junta programada será al inicio del próximo ciclo. Si surge algo muy importante que exija una junta, ya les avisaré; pero de otra forma, nos vemos en cuatro meses.

Muchos de ellos no pudieron contener su gratitud ante lo que habían sufrido anteriormente, una junta cada semana a una hora extremadamente incómoda.

Cabe decir que esta coordinadora académica hacía junta con los directores de carreras cada lunes a las 08:00. Y tengo que decir que muchas veces me sorprendí pensando "con la cantidad de cosas que tengo que hacer y yo aquí, perdiendo el tiempo".

En alguna ocasión, en una refresquera internacional, hablamos de administración del tiempo y la "juntitis", a lo que los participantes me dijeron que tenían una junta diaria en la mañana y otra por la tarde. "Este curso debería tomarlo el gerente de la planta. Con tantas juntas, no nos queda tiempo para hacer nuestro trabajo".

Lo peor es que ese no el peor caso que me he topado en estos 30 años de intructor y conferencista: aunque contar los detalles de dicho caso nos tomaría todo el espacio de esta entrega. No es raro hacer juntas de una, dos, tres o cuatro horas en donde muchas veces no se saca nada en claro, ni se soluciona nada; o en donde muchos de los participantes no tenían vela en el entierro.

Me gustaría ennumerar las cosas que deberíamos tomar en cuenta ANTES de hacer una junta:

1. Piense: ¿Este asunto, lo puedo resolver haciendo algunas llamadas? ¿Sí? No hay junta. ¿No? Va,mos a la siguiente consideración:

¿ESte asunto lo puedo resolver hablando por separado con uno o un par de mis colaboradores? ¿Sí? No hay junta. ¿No? hagamos la junta.

2. Las juntas son muy caras. ¿Cuánto cuesta? Si la junta es de una hora, sume los salarios por hora de todos los participantes, incluyendolo a usted. Eso cuesta. Esa hora que estan en esa junta es una hora en la que no están realizando las tareas que les corresponden.

3. La junta no es un instrumento de control. Debe ser una herramienta para solucionar problemas que de otra forma tomaría más tiempo solucionar.

La pregunta pertinente, entonces, sería: ¿Cómo puedo asegurarme que las juntas que organizo sean efectivas? Hay algunos puntos a tomar en cuenta:

1. Establecer un objetivo claro: Antes de la reunión, define el propósito y los objetivos específicos que deseas lograr. Esto ayudará a mantener el enfoque y evitará que la reunión se desvíe. 

2. Invitar a las personas adecuadas: Asegúrate de invitar a las personas necesarias para la reunión. Evita tener demasiadas personas, ya que esto puede dificultar la toma de decisiones y alargar la reunión innecesariamente. Como no es una fiesta, nadie se va a ofender si no lo invitas a una junta para la que se van a tocar temas que no le competen en su ámbito de trabajo.

3. Preparación previa: Pide a los participantes que se preparen antes de la reunión. Esto puede incluir leer documentos relevantes, investigar sobre el tema o preparar presentaciones. La preparación previa garantizará que todos estén informados y listos para contribuir de manera significativa.

4. Establecer una agenda: Crea una agenda clara y compártela con los participantes antes de la reunión. Esto ayudará a mantener el orden y asegurará que se cubran todos los temas importantes.Asegúrese que todos los asistente tengan la agenda de la reunión. Esta agenda debe contener los puntos a tratar, el responsable de hablar en cada punto (si es el caso) y el tiempo que se le va a asignara a cada punto. Hay que asignar a un responsable que se va a asegurar que esos tiempos se cumplan, que no se hable de otro tema que no esté contemplado en la agenda y llamar la atención de aquellos que se desvíen del tema. 

5. Respetar el tiempo: Establece una duración adecuada para la reunión y respétala. Evita alargar la reunión innecesariamente y asegúrate de que se cumplan los horarios establecidos.Tenga en cuenta que las juntas efectivas de trabajo duran entreb 20 y 40 minutos. Hay algunmas excepciones, como las juntas de planeación o de entrega de resultados; pero esas son cada año.

6. Fomentar la participación equitativa: Anima a todos los participantes a contribuir y expresar sus ideas. Evita que una o dos personas acaparen la conversación y asegúrate de que todos tengan la oportunidad de participar. El responsable va ab tener un papel importante en este punto.

7. Tomar decisiones claras: Al final de la reunión, asegúrate de que se tomen decisiones claras y se asignen responsabilidades. Documenta las decisiones y los próximos pasos para que todos estén informados.

8. Seguimiento: Después de la reunión, envía un resumen de lo discutido y los acuerdos alcanzados. Asegúrate de que se realice un seguimiento de las tareas asignadas y que se cumplan los plazos establecidos. Este punto se deja de lado la mayoría de las veces y hace que la junta previa termine no sirviendo de nada.

9. Tenga en cuenta la hora de la junta. Las juntas que se agendan cerca de la hora de la comida o de la salida hacen que la gente venga con una mala actitud a la junta. Se aconsejan las juntas matutinas, considerando los tiempos que no excedan de los 45 minutos.

10, Ojo con los celulares y las lap tops. Al asistir a una junta los colaboradores buscan proponer nuevas ideas resolutivas ante un problema o para mejorar un proceso; mas no para contestar emails durante ella, para seguir trabajando en un proyecto pendiente ni para “echarle un ojo” a las redes sociales. Los celulares terminan convirtiéndose en muchos casos en un distractor en las juntas de trabajo. Últimamente, en muchos lugares asignan a una persona que los custodia mientras diura la reunión.

11. Lleve una minuta. Es indispensable registrar todo lo acordado durante la reunión: mientras mayor detalle posible haya, mejor. Anota los próximos proyectos, quién estará a cargo, la fecha de entrega, las observaciones pertinentes, etc. Envía el documento a los participantes el mismo día para evitar demoras, posibles excusas o malentendidos.

Las juntas, bien llevadas, son una poderosa herramienta para solucionar problemas, llegar a acuerdos, potenciar el trabajo en equipo, comunicación interna y detectar posibles conflictos; pero debe haber ciertas reglas para que funcionen y no terminen siendo un estorbo en las actividades en la empresa.