La preparación material de una negociación... ¿Qué? ¿Existe algo así?
El título de la presente entrega es algo que me dijo literalmente una persona que estaba asesorando para una negociación importante. Aunque en el momento me pareció algo extraño a decir, me puso a reflexionar en el tema y me di cuenta que, aunque nadie lo admitía en voz alta, era de lo más común. Y no sólo entre empresarios, de hecho, la persona que me lo dijo se dedica a la política, y ya tiene un camino andado de más de una década.
Como hemos hablado en pasadas entregas, en negociación nada se improvisa, por lo que la preparación material es esencial.
La preparación material de una negociación depende de las circunstancias: A veces, por la urgencia, se negociará “en la esquina de una mesa”; también habrá negociaciones muy formales, que se desarrollarán en lugares especialmente escogidos para tal efecto. Cuando se trata de preparar materiales de negociación, se debe tener en cuenta lo siguiente:
- El dominio del local es una ventaja,
por lo tanto, si es posible, hay que procurar apropiársela. Siempre da un
punto de confianza negociar en territorio propio en lugar de visitar al
interlocutor. Si eso no fuera posible, procure que la negociación se lleve
a cabo en terreno neutral.
- Un local tranquilo, insonorizado y
hasta un poco solemne puede impresionar, lo cual no le impide ser
acogedor; esto frena los deseos de manifestarse agresivamente. También
presenta la ventaja de ser un espacio cerrado que garantiza el secreto de
las deliberaciones; esto es tranquilizador para todos.
- Evite la iluminación demasiado
intensa. Los negociadores han de ocupar sitios donde la luz no les
moleste.
- La sala debe ser acogedora: floreros
y plantas siempre alegran un local y le quitan su aspecto austero.
- Los productos de la empresa
(maquetas, si es el caso) colaboran a crear una atmósfera, si no de
comunidad, al menos de que cada parte tiene algo en común.
- Las fotos en las paredes pueden
desempeñar un papel similar, con la posibilidad además de enseñar la
historia de la empresa. Hay en ello un aspecto sentimental del que no hay
que avergonzarse, ya que lima muchas asperezas.
- Los asientos no deben ser ni
demasiado confortables ni demasiado rústicos. Lo mismo se ha de decir para
el resto de los muebles de la sala: ni lujo ridículo ni austeridad que
raya en el mal gusto. Hace unos años, un ejecutivo japonés de una empresa automotriz en México me pasó a una sala de juntas en la que no había ni un solo mueble. Ni uno. Así es, ni sillas. Con todo y mi asombro, negociamos sobre unos cursos que íba a impartir en su planta. Para mi suerte, ese ejecutivo fue al primer curso y no perdí oportunidad para preguntarle en un receso acerca de su sala de juntas. Lo que me dijo me hizo todo el sentido: "Es a propósito. De esta forma, la gente se concentra en el asunto, ya que no está cómoda y nuestras juntas tienden a ser mucho más efectivas". Por supuesto, si su negociación va a durar más de 15 minutos, esto no es recomendable, ya que más que ayudar, va a perjudicar.
- Si uno se asfixia de calor o se
hiela, no se tiene más que un pensamiento: acabar cuanto antes. Eso, la
mayoría de las veces, no redunda en beneficio de una buena solución. Los
hoteles manejan una zona de confort que puede aplicarse en cualquier
campo: Si tiene clima, procure regularlo en 24 grados centígrados y que
exista una buena circulación de aire.
- Habrá que prever bebidas y vasos. Es
natural que los negociadores quieran refrescarse para apagar la sed; pero
además se demuestra con ello que se desea hacer sentir cómodo a la
contraparte.
- Hay, en líneas generales, dos formas
o disposiciones de mesas de reuniones:
a) Se coloca a los negociadores unos frente a
otros. Esta forma tiene tendencia a reforzar las
oposiciones; estimula la creación de bloques cuando no existen desde el
principio. Puede volverse una “guerra de trincheras”. Esta disposición se
utiliza más por tradición que por necesidad.
b) La mesa redonda. Esta
forma no favorece ninguna posición y puede ser formada por uno o varios
elementos, con o sin espacio vacío en el centro de la mesa. Por supuesto, evite
poner adornos que no permitan ver la cara de quien está al frente. Esta
disposición es la que mejor permite negociar.
- A los negociadores no se les debe
molestar: Nada de teléfono en la sala; consiga un vigilante que haga de
cancerbero a la puerta con instrucciones formales a este respecto. De ser
posible y con el previo anuncio de que es para evitar molestias e
interrupciones, que el vigilante se quede con los teléfonos celulares de
los negociadores para tomar recados, si es necesario. Si siente que puede
ofender susceptibilidades si pide los celulares, consiga un bloqueador de
señal.
- Es deseable que la sala disponga de
sanitarios independientes; así evita que los negociadores puedan ponerse
en contacto con otras personas en el transcurso de las discusiones. En
negociación nada es natural ¡ni los baños!
- En lo que toca a tomar apuntes, hay
cosas que debemos recordar:
a) escriba con letra grande y legible;
b) encuadre o enmarque lo que valga la pena;
c) no vacile en subrayar;
d) numere las páginas;
e) haga con ellas un conjunto bien relacionado. Guárdelas en una carpeta,
por ejemplo.
f) separe bien los diferentes temas: utilice intercaladores;
g) no sea parco en la utilización de papel;
h) el hecho de escribir directamente en una lap top o en un pad podría
tener el inconveniente de la rapidez. Recomendamos el escribir a mano, a menos
que sea usted realmente veloz con las teclas. No se vería bien que usted
interrumpiera continuamente por motivos de lentitud al escribir.
i) El hecho de grabar la negociación puede ayudar; pero puede perder de
vista con el paso del tiempo reacciones y señalizaciones corporales del momento
y, si la grabación es muy larga, difícilmente querrá oírla completa otra vez.
- Si usted prevé utilizar rota folios,
dibuje y anote antes de la negociación; es cosa fácil ocultarlo con hojas
en blanco arriba. Si no se toma esta precaución, se corre el peligro de
escritos mal proporcionados, amontonados, ilegibles, ya que habrá querido
meter demasiadas cosas en una hoja. De no ser así, el tablero dejará de
ser una ayuda para convertirse en una herramienta perjudicial. Las
recomendaciones anteriores, aplicables a los apuntes, son igualmente
válidas para las presentaciones en power point o algún programa similar. Aquí, salvadas las distancias: hay que dar al mensaje una forma
atractiva y convincente.
- Si cuenta con la tecnología, podría
apoyarse en una presentación multimedia. Pero tiene que recordar algunos
aspectos:
a) Cuide de que no sea demasiado larga. Podría perder el interés de los
asistentes. Recuerde que el 100% de interés de una persona sólo dura
aproximadamente siete minutos. Después de eso es necesario cambiar el estímulo,
ya que la atención decrece rápidamente.
b) El tamaño de las letras tiene que ser perfectamente legible
(recomendamos que el puntaje no sea menor de 20. Lo ideal es 24.) y no ponga
texto encima de imágenes, a menos de que usted haya comprobado que la
diapositiva sea clara.
c) Tenga cuidado con los efectos de movimiento y sonido en sus
diapositivas. Si no los elige con cuidado, a la hora de la presentación se
convierten en un estorbo.
d) Antes de la junta, haga un ensayo con su presentación. Así corregirá
errores y podrá evaluar sus tiempos.
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